MATERI
PROJEK
A.
PENGERTIAN PROJEK
Project adalah istilah yang sering didengar terutama bagi
Anda yang sedang terlibat di dalam suatu perusahaan. Sebagai pekerja tentu Anda
sering mendengar kata project dan bahkan seringkali terjun pula ke dalamnya.
Project sendiri sebenarnya merupakan suatu usaha untuk menghasilkan produk
barang atau jasa dan berlangsung untuk sementara waktu saja. Suatu projec
tentunya memiliki awal dan akhir. Ada project yang berlangsung dalam waktu yang
cukup singkat namun tidak sedikit pula project yang berlangsung dalam waktu
yang cukup lama. Awal dari sebuah project seringkali disebut dengan istilah
kickoff sedangkan akhir dari project seringkali disebut dengan istilah closing.
Tentu istilah-istilah ini tidak asing lagi bagi Anda yang merupakan karyawan
dari suatu perusahaan.
B.
TUJUAN PROJEK
Jika
ditelusuri lebih lanjut maka sudah tentu berbagai hal yang diadakan oleh sebuah
perusahaan selalu diharapkan dapat memberikan hasil maksimal bagi perusahaan
tersebut. Bahkan tidak hanya bagi perusahaan tetapi suatu project pada akhirnya
juga akan memberikan keuntungan bagi para tenaga kerja yang bekerja di
perusahaan tersebut. Pada dasarnya suatu project diadakan untuk membuat suatu
hal yang unik. Berbagai produk barang atau jasa diharapkan dapat terwujud
melalui adanya project yang dilangsungkan oleh suatu perusahaan. Suatu project
adalah sebenarnya berbeda dengan kegiatan rutin yang terjadi di perusahaan.
Oleh karena itu project seringkali dipandang sebagai suatu tugas tambahan yang
dilakukan dalam waktu sementara saja.
Project
sudah seharusnya memiliki Jika ditelusuri lebih lanjut maka
sudah tentu berbagai hal yang diadakan oleh sebuah perusahaan selalu diharapkan
dapat memberikan hasil maksimal bagi perusahaan tersebut. Bahkan tidak hanya
bagi perusahaan tetapi suatu project pada akhirnya juga akan memberikan
keuntungan bagi para tenaga kerja yang bekerja di perusahaan tersebut. Pada
dasarnya suatu project diadakan untuk membuat suatu hal yang unik. Berbagai
produk barang atau jasa diharapkan dapat terwujud melalui adanya project yang
dilangsungkan oleh suatu perusahaan. Suatu project adalah sebenarnya berbeda
dengan kegiatan rutin yang terjadi di perusahaan. Oleh karena itu project
seringkali dipandang sebagai suatu tugas tambahan yang dilakukan dalam waktu
sementara saja. Dalam suatu project terdapat beberapa
hal. Hal-hal tersebut tentunya tidak bisa lepas dari project dan bahkan menjadi
unsur dari project itu sendiri. Salah satu unsur project adalah scope atau
cakupan project. Artinya suatu project sudah seharusnya jelas tujuannya dan hal
apa saja yang harus terlibat di dalamnya. Perusahaan harus tahu dengan jelas
siapa saja yang harus terlibat dalam suatu project agar tujuan project bisa
dicapai.
C.
UNSUR-UNSUR PROJEK
Suatu project juga mencakup pemilik project. Pemilik project
harus jelas agar pelaksanaan project nantinya bisa berjalan dengan baik. Selain
itu waktu project juga perlu untuk dipertimbangkan dan diperhitungkan secara
lebih matang. Waktu pelaksanaan project menjadi bagian dari suatu project yang
akan dijalankan. Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa tidak seluruh
project berlangsung dalam waktu yang cukup singkat. Pada kenyataannya banyak
juga project yang membutuhkan waktu cukup panjang dan lama sehingga project
yang seperti ini memerlukan biaya yang tidak sedikit.
Tentu saja waktu pelaksanaan
project perlu diperhitungkan karena waktu project berhubungan dengan biaya yang
harus dikeluarkan selama project itu berlangsung. Biaya sendiri juga menjadi
unsur bagi suatu project. Anggaran harus diperhitungkan dan dialokasikan dengan
baik. Biaya komponen pada sebuah project tentu diusahakan untuk bisa menutup
semua kebutuhan bagi berlangsungnya suatu project. oleh karena itu perencanaan
biaya project tidak bisa dipisahkan dari cakupan project dan waktu project.
Semakin lama suatu project berlangsung maka akan semakin besar biaya yang
dibutuhkan untuk mengawali dan mengakhiri project. Biaya juga berhubungan
dengan siapa pemilik dan pelaksana project. Pada akhirnya biaya yang
dikeluarkan untuk membiayai atau mendanai project diharapkan dapat tertutup
oleh keuntungan yang nantinya diperoleh perusahaan melalui project yang
dijalankan.
D.
PERENCANAAN PROJEK
Dalam melakukan perencanaan project rupanya pelaksana project
akan melakukan perencanaan matang mengenai bagaimana suatu project akan
dilangsungkan. Tujuan project menjadi dasar dari segala perencanaan yang akan
dijalankan. Melalui perencanaan project maka pelaksana project akan mengatur
segala hal yang ebrkaitan dengan project agar project nantinya bisa berlangsung
dengan baik dan bahkan berlangsung tanpahambatan atau kendala apapun.
Keberhasilan suatu project bagaimanapun juga dapat terwujud jika perencanaannya
dilakukan dengan pertimbangan yang sangat matang. Oleh karena itu suatu
perencanaan project sebenarnya merupakan suatu proses yang penting sebab
melalui perencanaan inilah suatu project dapat dijalankan. Dengan adanya
perencanaan maka suatu project dapat berlangsung dengan baik dan sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan.
E.
PENGORGANISASIAN PROJEK
Yang dimaksud dengan pengorganisasian
sebenarnya adalah pembagian suatu tugas yang kemudian berbagai tugas ini akan
dikelompokkan sehingga bisa lebih mudah untuk dijalankan. Pada suatu project
tentu diperlukan adanya pembagian tugas agar masing-masing tugas dalam project
dapat terlaksana dengan baik. Biasanya pembagian tugas yang diberikan oleh
pelaksana project akan selalu diawasi pelaksanaannya. Pengorganisasian dalam
project ini tentu akan memudahkan pihak pengawas pelaksanaan project agar
pengawas project dapat melihat kinerja dari para pekerja project. Pelaksanaan
project jadi lebih terarah dan yang terutama pelaksanaan project dapat
memberikan hasil optimal sesuai dengan yang diharapkan melalui adanya
pengorganisasian project.
F.
PENGARAHAN PROJEK
Pada bagian pengarahan project
tentunya semua anggota perusahaan yang terlibat dalam pelaksanaan project
diarahkan untuk dapat melakukan tugasnya dengan baik. Melalui pengorganisasian
project maka para anggota pekerja project dapat diarahakan sehingga para
anggota dapat melakukan tugasnya dengan jelas dan dapat memberikan hasil yang
optimal. tentu saja setiap anggota project diharapkan agar dapat bekerja sesuai
dengan tugasnya. Selain itu setiap tugas yang dibebankan pada anggota project
tentu diharapkan agar dapat diselesaikan dengan baik dan dalam waktu yang
tepat. Jika hal ini bisa terwujud maka suatu project akan dinilai berhasil.
1.
KARAKTERISTIK UTAMA
Sebagai berikut dari definisi yang diberikan, setiap
proyek dapat dicirikan oleh karakteristik berikut: 1. Sementara, Karakteristik
utama ini berarti bahwa setiap proyek memiliki awal dan akhir yang terbatas.
Awal adalah saat proyek dimulai dan konsepnya dikembangkan. Akhir tercapai
ketika semua tujuan proyek telah terpenuhi (atau tidak terpenuhi jika jelas
bahwa proyek tidak dapat diselesaikan – maka dihentikan). 2. Hasil Unik : Setiap
proyek bertujuan untuk menghasilkan beberapa kiriman yang dapat berupa produk,
layanan, atau hasil lainnya. Hasil kerja harus mengatasi masalah atau kebutuhan
yang dianalisis sebelum proyek dimulai. 3. Elaborasi Progresif : Dengan
kemajuan suatu proyek, penyelidikan dan peningkatan berkelanjutan tersedia, dan
semua ini memungkinkan pembuatan rencana yang lebih akurat dan komprehensif.
Karakteristik utama ini berarti bahwa iterasi yang berurutan dari proses
perencanaan menghasilkan solusi yang lebih efektif untuk kemajuan dan
pengembangan proyek.
Selain
karakteristik yang terdaftar, proyek konvensional adalah:
·
Bermanfaat karena memiliki pembelian yang rasional dan
terukur
·
Logis karena memiliki siklus hidup tertentu
·
Terstruktur karena memiliki keterkaitan antara tugas
dan aktivitasnya
·
Konflik ketika mencoba menyelesaikan suatu masalah
yang menimbulkan beberapa jenis konflik
·
Dibatasi oleh sumber daya yang tersedia
·
Resiko karena menyangkut unsur resiko
Beberapa contoh proyek adalah:
·
Mengembangkan produk atau layanan baru
·
Membangun gedung atau fasilitas
·
Merenovasi dapur
·
Merancang kendaraan transportasi baru
·
Memperoleh sistem data baru atau yang dimodifikasi
·
Mengorganisir pertemuan
·
Menerapkan proses bisnis baru
Tidak peduli seberapa besar atau kecil proyek Anda,
Anda dapat memanfaatkan templat proyek yang dapat diedit – kerangka yang telah
diformat sebelumnya dan dapat digunakan kembali yang berfungsi sebagai titik
awal untuk merencanakan pekerjaan baru. Template memungkinkan Anda menyiapkan
daftar tugas, anggaran, jadwal, laporan, dan dokumen manajemen proyek lainnya
tanpa harus memulai dari awal setiap saat.
2.
RINCIAN KERJA
Dalam organisasi, proyek didefinisikan sebagai bagian
dari pekerjaan yang direncanakan untuk diterapkan dalam lingkungan bisnis saat
ini. Definisi ini memungkinkan membuat perbedaan antara karya lainnya, seperti:
·
Program
Tujuan jangka panjang yang luas yang sering diuraikan menjadi serangkaian
proyek dan subproyek
·
Tugas
Aktivitas yang dapat diidentifikasi dan diukur yang menciptakan unit kerja
kecil untuk proyek terkait
·
Paket kerja
Pembagian tugas proyek
·
Unit kerja
3.
PEMBAGIAN PAKET KERJA
Dalam organisasi, proyek didefinisikan sebagai bagian
dari pekerjaan yang direncanakan untuk diterapkan dalam lingkungan bisnis saat
ini. Definisi ini memungkinkan membuat perbedaan antara karya lainnya, seperti:
·
Program
Tujuan jangka panjang yang luas yang sering diuraikan menjadi serangkaian
proyek dan subproyek
·
Tugas
Aktivitas yang dapat diidentifikasi dan diukur yang menciptakan unit kerja
kecil untuk proyek terkait
·
Paket kerja
Pembagian tugas proyek
·
Unit kerja
4.
MENGELOLA PROJEK
Manajemen proyek adalah seni merencanakan, mengendalikan,
dan melaksanakan proyek dengan cara yang memastikan keberhasilan pengiriman
hasil yang diinginkan. Ini banyak digunakan dalam organisasi sebagai alat yang
kompleks untuk menyampaikan tujuan dan sasaran strategis.
Sebuah keuntungan utama menggunakan manajemen proyek
dalam lingkungan bisnis perusahaan dapat digambarkan sebagai:
·
Mempercepat perbaikan dan penguatan manajemen
perusahaan melalui penerapan ide-ide manajemen partisipatif. Proyek membantu
melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan
·
Mengadopsi pendekatan rekayasa sistem yang membantu
menangani risiko secara efektif
·
Menyelesaikan perubahan spesifik yang terkait dengan
strategi perusahaan
5.
PERSYARATAN DAN SPESIFIKASI
Pengembangan
persyaratan dan spesifikasi hasil akhir yang diinginkan dari setiap proyek
membutuhkan keahlian. Ambil saja contoh merencanakan dan membangun rumah yang
disesuaikan. Kami membutuhkan keahlian di berbagai bidang seperti desain
arsitektur, teknik sipil, teknik kelistrikan, perpipaan dan perpipaan, pemanas
dan pendingin, desain interior, dll. Karena itu, kami membentuk tim ahli,
seringkali terdiri dari Analis Bisnis , yang akan mengambil alih pengembangan
persyaratan dan spesifikasi. Tanggung jawab manajer proyek adalah untuk
memfasilitasi kerja tim dari semua ahli tersebut. Dalam proyek yang lebih besar,
berguna untuk mengembangkan persyaratan dan spesifikasi dalam bentuk deskripsi
fungsional. Kami hanya menjelaskan pada tingkat fungsional apa yang kami
harapkan dari hasil akhir proyek, daripada mendefinisikan semua karakteristik
hasil itu.
6.
BUKU PEGANGAN MANAJEMEN PROJEK
Dalam fase definisi
proyek, juga tepat untuk memulai buku pegangan manajemen proyek dari proyek
baru. Dokumen ini akan berfungsi sebagai ringkasan yang hampir lengkap yang
secara harfiah berisi segala sesuatu yang berhubungan dengan proyek itu.
7.
STRUKTUR KONTRAK PROJEK
Dalam sebagian besar proyek
yang ingin dilakukan organisasi, mereka membutuhkan dukungan dari organisasi,
perusahaan, atau badan hukum lain. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui
struktur kontrak proyek dasar apa yang tersedia sehingga kita dapat memilih
yang sesuai dengan situasi proyek kita. Merupakan praktik terbaik untuk
menentukan struktur kontrak proyek sedini mungkin dalam fase definisi proyek.
Di sini Anda dapat menemukan lebih banyak tentang struktur kontrak proyek.
8.
MANFAAT
MENGEMBANGKAN KETERAMPILAN MANAJEMEN PROYEK
Apa pun
peran Anda, Anda mungkin harus mengelola, atau berperan aktif dalam, sebuah
proyek di beberapa titik selama karier Anda. Diperlukan banyak keterampilan
untuk melakukan ini dengan baik, tetapi waktu yang Anda investasikan dalam
membangun keterampilan manajemen proyek yang baik dapat membuahkan hasil yang
sangat besar. Anda berkontribusi untuk memenuhi tujuan organisasi dengan
menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Ini dapat menghasilkan
hasil bisnis yang nyata dan meningkatkan reputasi Anda. Dan, bila Anda tahu
cara mengatur, menjadwalkan, dan mendelegasikan tugas, Anda juga dapat
mengurangi stres untuk diri sendiri dan anggota tim Anda.
9.
KESIMPULAN DARI TAHAP DEFINISI PROJEK
Kami
menganggap tujuan proyek yang diselesaikan bersama dengan persyaratan dan
spesifikasi hasil proyek yang diinginkan menjadi prasyarat terpenting untuk
perencanaan proyek selanjutnya. Dalam proyek dengan hubungan
pelanggan-kontraktor yang khas, pelanggan akan menyelesaikan tahap definisi
proyek dengan secara resmi mengeluarkan permintaan proposal atau penawaran. Ini
memicu dimulainya tahap perencanaan proyek. Tidak peduli apa peran Anda,
kemungkinan besar Anda harus mengelola, atau memainkan peran aktif dalam,
sebuah proyek di beberapa titik selama karier Anda. Ketika Anda tahu bagaimana
menangani banyak tugas, orang, tenggat waktu, dan tanggung jawab, Anda akan
memperkuat reputasi Anda dan meningkatkan prospek promosi Anda.
Luangkan
waktu untuk mempelajari berbagai kerangka kerja manajemen proyek untuk
menjalankan proyek yang sukses dari awal hingga akhir. Temukan cara
menjadwalkan orang dan tugas dengan lebih efektif, dan bangun dukungan untuk
ide-ide Anda sehingga Anda mendapatkan dukungan dan pendanaan yang Anda
butuhkan untuk memulai. Terakhir, biasakan diri Anda dengan strategi manajemen
perubahan, sehingga Anda dapat mendorong orang lain untuk mengatasi keengganan
mereka untuk berubah.
10. KESIMPULAN
Memastikan
jalannya project yang baik memang sangat penting. Karena project adalah salah
satu poin penting kesuksesan perusahaan. Demikian halnya perusahaan dalam
mengatur pengeluaran dan keuangan di dalam project itu sendiri. Sebaiknya
gunakan saja software yang tepat, seperti misalnya yang cukup kompeten
yaitu JojoExpense.
Dimana dalam penggunaan produk ini maka bisa diperoleh banyak manfaat seperti
misalnya:
·
Pengeluaran yang lebih terpantau dan detail, sehingga
bisa diperoleh informasi laba rugi suatu project dengan akurat.
·
Membantu sistem yang lebih terkontrol dan bebas resiko
adanya kecurangan dalam keuangan project dan perusahaan.
·
Efisiensi waktu dan efektifitas pekerjaan yang lebih
optimal dibandingkan melakukan semua hal terkait keuangan dan pembayaran secara
manual satu persatu.
Aneka manfaat di atas bisa didapatkan secara maksimal karena adanya
berbagai macam fitur unggulan pada JojoExpense.
Berikut ini fitur menarik di dalam software tersebut yang layak untuk
dipertimbangkan:
·
Digital Reimbursement.
·
OCR (Auto Read Receipt) on mobile.
·
Multiple Receipts Attachment.
·
Approval Policies by Amount.
·
Multi-stage Approval & Disbursement Flow.
Dengan
mengetahui manfaat serta fitur yang ada, tentu sudah tidak perlu diragukan
keberhasilan penggunaan software yang satu ini. Oleh sebab itu jangan tunda
lebih lama dan segera dapatkan coba gratis JojoExpense di
kantor Anda. Lihatlah sendiri bagaimana produk ini bekerja secara optimal baik
dalam keuangan perusahaan maupun keuangan project yang sedang Anda jalankan.